Ce que vous devez savoir sur MyPeopleDoc
- MyPeopleDoc est édité par UKG (Ultimate Kronos Group) et utilisé par des géants comme L’Oréal, Société Générale et Bouygues pour la dématérialisation des documents RH
- La plateforme est certifiée NF Z42-020, garantissant la valeur probante des documents archivés devant un tribunal
- L’accès aux documents reste garanti 50 ans après la rupture du contrat, conformément aux obligations légales de conservation
- Plus de 60% des entreprises françaises de plus de 500 salariés avaient déjà dématérialisé leurs bulletins de paie à fin de la décennie 2010
- La dématérialisation reste soumise à l’accord du salarié ; tout refus doit être respecté sans sanction
MyPeopleDoc est une plateforme de gestion documentaire en entreprise qui a profondément transformé la façon dont les services RH traitent leurs documents. Des bulletins de paie électroniques aux contrats de travail, tout passe par un coffre-fort numérique accessible en ligne. Si tu travailles dans une entreprise qui l’utilise, ou si tu cherches à comprendre ce qu’est vraiment cet outil, voici ce qu’il faut savoir.
MyPeopleDoc est édité par UKG (Ultimate Kronos Group), un acteur américain spécialisé dans les solutions RH et workforce management. La plateforme s’intègre dans les SIRH (Systèmes d’Information des Ressources Humaines) pour automatiser la distribution et l’archivage des documents salariés. Des entreprises comme L’Oréal, Société Générale ou Bouygues font partie de ses clients.
Qu’est-ce que MyPeopleDoc concrètement ?
MyPeopleDoc est un coffre-fort numérique professionnel. Il permet aux employeurs de dématérialiser et de distribuer des documents RH directement aux salariés. Chaque salarié dispose d’un espace personnel salarié en ligne sécurisé, accessible depuis n’importe quel appareil.
La plateforme couvre un large périmètre documentaire :
- Bulletins de paie électroniques archivés et consultables à tout moment
- Attestations employeur dématérialisées (attestation Pôle emploi, certificat de travail)
- Contrats de travail, avenants, courriers RH
- Documents signés via signature électronique
La loi El Khomri sur la dématérialisation, adoptée en août 2016, a légalisé la remise dématérialisée des bulletins de paie sous conditions. MyPeopleDoc s’appuie sur ce cadre légal pour proposer une solution conforme aux exigences françaises.
Comment fonctionne la sécurité et la conformité de la plateforme ?
La sécurité, c’est précisément là où beaucoup de solutions échouent. MyPeopleDoc ne plaisante pas avec ce sujet.
La plateforme repose sur l’archivage numérique sécurisé selon la norme NF Z42-020, qui définit les exigences pour l’archivage électronique à valeur probante. Concrètement, un document archivé via MyPeopleDoc a la même valeur juridique qu’un document papier original. C’est loin d’être le cas de tous les outils du marché !
💡 La norme NF Z42-020 garantit que les documents archivés restent intègres, authentiques et accessibles dans le temps. Sans cette certification, un coffre-fort numérique n’a aucune valeur probante devant un tribunal.
Du côté de l’accès, MyPeopleDoc impose une authentification multi-facteur pour sécuriser la connexion des salariés. Un mot de passe seul ne suffit pas. Cette mesure réduit drastiquement les risques d’accès non autorisé aux données personnelles.
La conformité RGPD est également intégrée nativement. Les données des salariés sont hébergées en Europe, et les droits d’accès, de rectification et de suppression sont respectés. UKG publie régulièrement ses audits de conformité sur ce point.
MyPeopleDoc face à Digiposte : quelles différences ?
La dématérialisation des documents RH attire plusieurs acteurs. Digiposte, le coffre-fort numérique de La Poste, est souvent cité en comparaison directe avec MyPeopleDoc.
| Critère | MyPeopleDoc | Digiposte |
|---|---|---|
| Cible principale | Entreprises (B2B) | Particuliers et entreprises |
| Intégration SIRH | Oui, native | Partielle |
| Norme NF Z42-020 | Certifié | Certifié |
| Signature électronique | Intégrée | Disponible |
| Portabilité des données | Oui, export possible | Oui, export possible |
MyPeopleDoc se différencie par son ancrage B2B et son intégration directe dans les workflows RH. Digiposte, de son côté, cible aussi les particuliers qui veulent centraliser leurs documents personnels. Ce ne sont pas exactement les mêmes usages.
✅ La portabilité des données salarié est un droit garanti par le RGPD. Avec MyPeopleDoc, un salarié peut récupérer l’intégralité de ses documents même après avoir quitté l’entreprise. Ce droit est trop souvent ignoré par les salariés eux-mêmes.
Quels sont les droits du salarié sur ses documents ?
Les droits salariés, c’est un sujet qui m’énerve vraiment, parce que trop peu de personnes les connaissent et les entreprises en profitent parfois.
Avec MyPeopleDoc, le salarié conserve l’accès à son espace personnel salarié en ligne après la rupture du contrat de travail. La durée d’accès post-départ est généralement de 50 ans, conformément aux règles d’archivage légal applicables aux bulletins de paie électroniques. C’est une obligation légale, pas un cadeau de l’employeur !
La portabilité des données salarié permet également d’exporter ses documents au format PDF à tout moment. Aucune donnée ne peut être supprimée sans respecter les durées légales de conservation. Sur ce point, la conformité RGPD impose des règles strictes aux éditeurs comme UKG.
Que faire si l’accès est bloqué après une rupture de contrat ?
Accès bloqué après ton départ ? Contacte directement le service RH de ton ancien employeur par écrit. Si l’accès n’est pas rétabli sous 30 jours, tu peux saisir la CNIL, qui dispose d’un pouvoir de sanction allant jusqu’à 4% du chiffre d’affaires mondial de l’entreprise.
Comment MyPeopleDoc s’intègre-t-il dans une stratégie RH digitale ?
La gestion documentaire ne vit pas en silo. Elle s’insère dans une architecture RH plus large.
MyPeopleDoc s’interface avec les principaux SIRH du marché : SAP SuccessFactors, Workday, ADP ou encore Sage. Cette compatibilité évite les doubles saisies et les erreurs de transmission de données entre systèmes. Le gain de temps pour les équipes RH est réel et mesurable.
La signature électronique intégrée à MyPeopleDoc repose sur des certificats qualifiés conformes au règlement européen eIDAS. Un avenant signé électroniquement via la plateforme a la même valeur qu’un avenant signé à la main devant un huissier. Beaucoup de DRH ne le savent pas encore !
📋 Selon une étude de Markess by Exaegis, plus de 60% des entreprises françaises de plus de 500 salariés avaient déjà dématérialisé leurs bulletins de paie à fin de la décennie 2010. MyPeopleDoc capte une part significative de ce marché grâce à sa position de premier entrant sur le segment B2B en France.
La dématérialisation : une obligation ou un choix ?
Choix ou obligation ? La remise du bulletin de paie sous format électronique reste soumise à l’accord implicite du salarié. L’employeur doit informer le salarié de son droit de refus, et ce droit doit être respecté sans pression ni représaille.
Un salarié qui refuse la dématérialisation doit continuer à recevoir son bulletin papier. C’est la loi, point final. Les employeurs qui négligent cette obligation s’exposent à des sanctions prud’homales.
Comment accéder à son espace MyPeopleDoc ?
L’accès se fait via le portail en ligne mypeopledoc.com ou via l’application mobile disponible sur iOS et Android. Ton employeur te transmet les identifiants lors de la création de ton compte. Active immédiatement l’authentification multi-facteur dès la première connexion.
Vérifie que ton adresse email de récupération est à jour. Si tu changes d’employeur, récupère tes documents avant ton dernier jour. Ne compte pas sur ton ancien employeur pour te faciliter la tâche après la rupture du contrat !
Télécharge tes bulletins de paie électroniques en PDF dès leur mise à disposition. Archive-les toi-même sur un support personnel, en plus du coffre-fort numérique. Connecte-toi à ton espace MyPeopleDoc régulièrement pour surveiller tes documents et réagir immédiatement si un accès est anormalement restreint. Ta vigilance est ta meilleure protection.
